Spora część przedsiębiorców podlega obowiązkowi składania co roku sprawozdania finansowego. Za 2022 rok sprawozdanie finansowe sporządzamy jak zwykle do 30.03.2023. Pokazuje ono najważniejsze informacje o ich rocznej działalności pod kątem jej finansów. Zawiera ono bilans, rachunek zysków i strat oraz informację dodatkową – która zawiera między innymi politykę rachunkowości, przyjęte metody wyceny.
Należy do niego dołączyć: uchwałę zatwierdzającą te dokumenty, sprawozdanie z działalności (jeżeli jest wymagane), uchwałę o podziale zysku lub pokryciu straty, opinie/sprawozdanie biegłego rewidenta (jeżeli sprawozdanie finansowe podlegało badaniu).
Za sporządzenie rocznego sprawozdania finansowego odpowiadają kierownicy jednostki, czyli:
- członkowie zarządu spółek kapitałowych,
- wspólnicy prowadzący sprawy spółki w spółce jawnej, cywilnej, partnerskiej,
- komplementariusze prowadzący sprawy spółki w spółce komandytowej i komandytowo – akcyjnej,
- likwidatorzy, syndycy lub zarządcy w postępowaniu upadłościowym,
- członkowie organów zarządzających innych jednostek (do których stosuje się przepisy ustawy o rachunkowości).
Kto jest zobowiązany do składania sprawozdania?
Sprawozdania finansowe co roku zobowiązane są składać:
- firmy, które muszą według Ustawy o rachunkowości prowadzić księgi rachunkowe,
- firmy, które dobrowolnie zdecydowały się prowadzić księgi rachunkowe.
Nie liczy się tu forma prowadzenia działalności gospodarczej, tylko sposób ewidencjonowania przychodów i kosztów.
Kto nie musi składać sprawozdania?
Spółki jawne lub spółki partnerskie, jeśli mają przychody mniejsze niż równowartość 2 mln euro nie muszą sporządzać sprawozdania finansowego. Składają wtedy we właściwym Krajowym Rejestrze Sądowym oświadczenie o braku obowiązku sporządzenia i złożenia rocznego sprawozdania finansowego. Mają na to 6 miesięcy od dnia kończącego rok obrotowy.
Oświadczenie takie składa się drogą elektroniczną w Repozytorium Dokumentów Finansowych. Można to zrobić nawet jeśli spółka była rejestrowana w sposób tradycyjny. Zwalnia to z obowiązku złożenia płatnego wniosku o wpis do działu 3 rejestru przedsiębiorców wzmianki o braku obowiązku. Wymaga ono podpisania podpisem kwalifikowanym lub Profilem Zaufanym przez co najmniej jedną osobę uprawnioną do reprezentacji podmiotu
Terminy składania sprawozdań.
W 2023 roku obowiązują następujące terminy dotyczące sprawozdań finansowych (gdy rok obrotowy jest równy kalendarzowemu):
- 31 marca – sporządzenie sprawozdania,
- 30 czerwca – podpisanie sprawozdania,
- 15 lipca – złożenie sprawozdania w urzędzie.
Spółki zarejestrowane w KRS mają 3 miesiące na sporządzenie sprawozdania finansowego od dnia bilansowego. Następnie sprawozdanie zatwierdzają odpowiednie organy w firmie np.: walne zgromadzenie wspólników, wszyscy wspólnicy. Zatwierdza też je właściciel jednoosobowej działalności gospodarczej. Roczne sprawozdanie finansowe powinno zostać zatwierdzone nie później niż w terminie 6 miesięcy od dnia bilansowego.
Od 1 stycznia 2020 roku obowiązek tworzenia sprawozdań w formie ustrukturyzowanej obejmuje również organizacje niewpisane do rejestru przedsiębiorców KRS, będące podatnikami CIT, na przykład fundacja, stowarzyszenie, związek zawodowy.
| Kto | Gdzie i jak | Kiedy |
|---|---|---|
| Jednostki wpisane do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego (KRS), które nie sporządzają sprawozdań finansowych zgodnie z Międzynarodowymi Standardami Rachunkowości – MSR | Do KRS, za pośrednictwem systemu teleinformatycznego Ministra Sprawiedliwości. | 15 dni od dnia zatwierdzenia rocznego sprawozdania finansowego |
| Podatnicy podatku dochodowego od osób fizycznych, którzy prowadzą księgi rachunkowe i mają obowiązek sporządzania sprawozdań finansowych | Do Szefa KAS: z wykorzystaniem bezpłatnej aplikacji, przez przeznaczony do tego interfejs webAPI | W terminie złożenia zeznania podatkowego za dany rok |
| Podatnicy podatku dochodowego od osób prawnych, niewpisani do rejestru przedsiębiorców KRS, którzy mają obowiązek sporządzać sprawozdanie finansowe. | Do Szefa KAS: z wykorzystaniem bezpłatnej aplikacji, przez przeznaczony do tego interfejs webAPI | 15 dni od daty zatwierdzenia rocznego sprawozdania finansowego |
| Spółki cywilne | Nie mają obowiązku przekazania sprawozdania finansowego ani do Szefa KAS, ani do urzędu skarbowego, ani do KRS. |
Sankcje za niezłożenie sprawozdania
Za niezłożenie sprawozdania finansowego grozi m.in.:
- grzywna nałożona na kierownika jednostki (np. członka zarządu) od 10 do 720 stawek dziennych,
- kara ograniczenia wolności kierownika jednostki (np. członka zarządu) od miesiąca do 2 lat,
- postępowanie przymuszające,
- rozwiązanie spółki i wykreślenie z KRS,
- ustanowienie kuratora.
Spółki, które nie złożą sprawozdania, są wzywane przez KRS do jego złożenia w ciągu 7 dni od otrzymania powiadomienia pod groźbą kary lub rozwiązania spółki (jest to tzw. tryb przymuszający).
Jeżeli pomimo wezwania KRS, nie złożono rocznych sprawozdań finansowych za 2 kolejne lata obrotowe, sąd z urzędu orzeka o rozwiązaniu podmiotu wpisanego do KRS bez przeprowadzania postępowania likwidacyjnego. Możliwe jest również ustanowienie kuratora przez sąd, który będzie prowadził sprawy firmy.
