KSEF – czyli krajowy System e-Faktur to ogólnokrajowy program informatyczny, w którym przedsiębiorcy mogą wystawiać i otrzymywać elektroniczne faktury ustrukturyzowane. Został wprowadzony przez Ministerstwo Finansów.
Co to jest KSEF?
To system komputerowy, w którym można generować i udostępniać faktury. Są one trzymane w jednym zcentralizowanym miejscu. Umożliwi to przesyłanie faktur sprzedaży i odbieranie stamtąd faktur przez systemy księgowe. Można w tym systemie również zarządzać uprawnieniami dostępu. Więcej na ten temat na stronie KSEF-u.
Jak działa KSEF?
Za pomocą KSEF można wystawiać strukturalne faktury w formacie XML. System sprawdza faktury pod względem zgodności ze standardami i nadaje im numer. Wystawca dostaje UPO, a odbiorca dostęp do faktury po uwierzytelnieniu lub anonimowo przez podani właściwych danych faktury.
Otrzymywanie takich faktur wymaga zgody odbiorcy faktury. Jednak sposób wyrażania tej zgody nie jest dokładnie opisany w przepisach, co pozostawia pewną dowolność. Bez zgody wystawca nadal może korzystać z KSEF, ale powinien wysłać dokument odbiorcy w tradycyjny sposób.
Dla kogo KSEF będzie obowiązkowy i od kiedy?
Już od stycznia 2022 roku można przystąpić dobrowolnie do KSEF, ale niedługo stanie się obowiązkowy. Korzystanie z niego ma być obowiązkowe od:
- 1 lipca 2024 roku – dla czynnych podatników VAT,
- 1 stycznia 2025 roku – dla podatników zwolnionych podmiotowo oraz przedmiotowo z VAT (nievatowcy) w zakresie wystawiania faktur.
Z KSeF zostaną wyłączone m.in.:
- faktury konsumenckie (tzw. B2C);
- bilety, które uznawane są za faktury w tym paragony na autostradach płatnych,
- faktury wystawiane w ramach OSS i IOSS.
Jakie są zalety KSEF?
Korzystanie z KSEF ma wiele korzyści:
- nie trzeba przechowywać faktur ani ich archiwizować – system sam się tym zajmie,
- nie trzeba przekazywać do urzędu JPK_FA,
- tylko 40 dni oczekiwania na zwrot podatku,
- jednakowy format dokumentów dla wszystkich,
- większa automatyzacja,
- przesyłanie dokumentów w czasie rzeczywistym.
